Cruzamento de Dados: Como as Notas Fiscais São Monitoradas Pelos Órgãos Fiscais?

A emissão de notas fiscais, principalmente no formato eletrônico, permite que as Fazendas Municipais, Estaduais e Federais realizem um cruzamento minucioso de informações. Quando esses documentos são emitidos de forma incorreta ou inconsistentes com outras obrigações acessórias, o contribuinte pode ser notificado ou até mesmo sofrer fiscalização.

Mas como ocorre esse cruzamento? Neste artigo, vamos explicar o processo e os impactos para empresas e pessoas físicas.

Compartilhamento de Dados: A Receita Federal e o Sistema Compartilha

A Receita Federal implementou um novo serviço chamado Compartilha, que tem como objetivo facilitar operações de crédito, como financiamentos e empréstimos, por meio da comprovação automática de informações cadastrais e fiscais.

A legalidade desse serviço foi analisada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) por meio da Nota Técnica nº 38/2022/CGF/ANPD. A conclusão foi que o uso dos dados pela Receita Federal é permitido pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), desde que o titular tenha dado seu consentimento informado.

📌 O que é o Compartilha?

Empresas interessadas podem acessar o sistema Compartilha por meio do Serpro e contratar serviços para obter dados de contribuintes. Os serviços disponíveis incluem:

🔹 Consulta Renda: acesso às informações de renda e patrimônio declarados por pessoas físicas;
🔹 Consulta Restituição IRPF: obtenção de dados sobre restituições do Imposto de Renda;
🔹 Consulta Faturamento: consulta ao faturamento de empresas.

No caso das pessoas jurídicas, essas informações têm origem na emissão de notas fiscais e servem de base para a verificação das demais obrigações acessórias.

A Emissão Correta de Documentos Fiscais é Essencial

A correta emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, etc.) é crucial para evitar problemas fiscais. Os documentos devem refletir fielmente as transações realizadas e ser devidamente informados em declarações e escrituração contábil.

Erros na emissão ou omissão de informações podem gerar:

🚨 Notificações e multas por inconsistências;
🚨 Impedimentos para emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND);
🚨 Inclusão em malhas fiscais, sujeitando a empresa a auditorias.

Malha Fina: Como a Receita Federal Identifica Irregularidades?

A Receita Federal realiza constantemente campanhas para que contribuintes regularizem suas pendências fiscais. Essas campanhas, conhecidas como malha fina ou malha fiscal, são baseadas no cruzamento de dados previamente realizado pelo órgão.

O objetivo é identificar inconsistências nas declarações e detectar contribuintes com possíveis irregularidades tributárias.

Como Ocorre o Cruzamento de Dados?

O cruzamento de informações acontece com base nas seguintes etapas principais:

📌 1. Contribuinte emissor da nota fiscal

• A empresa prestadora de serviços ou vendedora emite a nota fiscal;

• A informação é registrada no sistema da Receita Federal e compartilhada com estados e municípios.

📌 2. Contribuinte adquirente/tomador do serviço

• A empresa que recebe a nota fiscal declara a despesa em sua contabilidade e nos sistemas fiscais;

• A Receita cruza as informações declaradas por quem emitiu a nota e por quem a recebeu, verificando possíveis inconsistências.

Esse cruzamento ocorre automaticamente por meio das obrigações acessórias, como EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, DCTF, DIRF e ECF.

Outros Cruzamentos Realizados Pelos Órgãos Fiscais

Além das notas fiscais, outros dados são monitorados e cruzados com as informações declaradas:

📌 Movimentações bancárias: comparação entre receitas informadas e valores movimentados;
📌 Aplicações financeiras: identificação de investimentos não declarados;
📌 Operações de câmbio: monitoramento pelo Banco Central;
📌 Recebimento em espécie: acompanhamento via Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME);
📌 Transações imobiliárias: conferência via Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI).

COAF e Monitoramento de Operações Suspeitas

O Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) também participa do monitoramento de operações financeiras para evitar crimes como lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo.

Setores específicos da economia são obrigados a reportar operações suspeitas, e essas informações podem ser cruzadas com as declarações fiscais para identificar possíveis fraudes.

Monitoramento e Regularização de Pendências no e-CAC

Para evitar problemas fiscais, empresas podem utilizar ferramentas que realizam o monitoramento automático das pendências no Portal e-CAC da Receita Federal.

O sistema Prevenção automatiza:

✔️ Consulta da situação de parcelamentos;
✔️ Geração de guias de pagamento para tributos parcelados;
✔️ Acompanhamento de débitos fiscais em aberto.

Conclusão

O cruzamento de dados entre notas fiscais e obrigações acessórias é um processo contínuo e altamente tecnológico, permitindo que a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores detectem irregularidades de maneira eficiente.

Para empresas e contribuintes, a melhor forma de evitar problemas é:

✅ Emitir corretamente todas as notas fiscais;
✅ Declarar com precisão todas as operações nas obrigações acessórias;
✅ Monitorar pendências no Portal e-CAC e manter a regularidade fiscal.

Se precisar de suporte para gerenciar suas obrigações fiscais e evitar inconsistências, conte com especialistas no assunto!

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